Paula BEDOK - Sous-traitance Ressources humaines - RH Paie - Comptabilité
Mes services
Vous êtes :
Je suis Chef d'entreprise
Je souhaite être accompagné dans la gestion de mes ressources humaines
Vous avez besoin d’une DRH à temps partagé pour la gestion de vos salariés ? Voici mes missions :
- DPAE
- Bulletins de paie (mise à disposition, coffre-fort)
- Gestion des visites médicales
- Gestion des périodes d’essai (sms de rappel, renouvellement, …)
- Gestion des congés payés
- Adhésion aux régimes de prévoyance et mutuelle obligatoire
- Gestion de la fin du contrat de travail
- Gestion des soldes de tout compte et documents de sortie
J’ai besoin d’un logiciel de paie en interne pour gagner du temps et réaliser moi-même mes fiches de paie
Vous avez besoin d’une DRH à temps partagé pour la gestion de vos salariés ? Voici mes missions :
- Je vous ouvre un accès à SILAE, (le logiciel de paie préféré des experts-comptables) et je vous forme (vous ou un de vos collaborateur) à son utilisation (saisie des variables, attestation de salaire pour maladie, …)
- Je peux vous mettre en place gratuitement pour vous et vos salariés l’application MYSILAE, une plateforme complète et intuitive, accessible depuis votre smartphone.
Focus MYSILAE : Cette application permet à vos salariés de faire de demande de congés payés et de saisir leur temps. Vous recevez les demandes de congés payés sur votre smartphone, à partir duquel vous pouvez valider ou refuser les demandes. Les congés payés s’incrémentent alors directement sur les bulletins de paie
- Je paramètre les écritures de paie pour qu’elles s’envoient automatiquement à votre cabinet comptable
- Je reste entièrement joignable pour vous assister ou vous dépanner lorsque cela est nécessaire
Je vous rappelle afin que nous puissions définir ensemble vos besoins :
Demandez la liste de mes tarifs :
Je suis Expert-comptable
Je souhaite déléguer totalement ou partiellement la gestion de mon pôle social
Délégation totale :
- Vous souhaitez déléguer à 100 % la gestion de votre pôle social
- Je traite directement avec vos clients, en me présentant comme votre partenaire (je vous mets en copie des premiers échanges avec vos clients)
- Je vous ouvre un accès SILAE où vous pourrez récupérer et paramétrer les écritures de paie à votre convenance, avoir accès aux tableaux des charges, aux DSN, aux provision CP, aux bulletins, …
Délégation partielle :
- Vous souhaitez garder la main sur vos dossiers, vous resterez l’intermédiaire principal de vos clients et vous assurerez la communication entre eux et moi
- Vous préférez que je traite avec vos clients mais sous l’effigie de votre cabinet ? Il suffit de demander à votre service informatique de me créer une boite mail Paula@Votre_Cabinet.fr
J’ai besoin d’assistance sur une mission temporaire
Passage / évolution SILAE :
- Vous allez passer sous le logiciel SILAE et vous avez besoin d’assistance pour la passation de vos dossiers
- Vous allez mettre en place la solution MYSILAE ou le coffre-fort électronique et vous avez besoin d’assistance sur cette mission
Autres missions :
- Déclaration des taxes fiscales annuelles (taxe d’apprentissage et formation professionnelle continue)
- Mise en conformité prévoyance et/ou mutuelle avec récupération des fiches de paramétrage
Je vous rappelle afin que nous puissions définir ensemble vos besoins :
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J'embauche mon premier salarié ou apprenti
Vous avez trouvé votre salarié idéal mais vous ne savez pas par où commencer ? Pas de panique ! Je vous explique tout ici :
Quels sont vos obligations en tant que futur employeur ? Que devez-vous mettre en place pour accueillir votre salarié en toute sécurité ? (prévoir 10 minutes de lecture)
00 Avant toute chose...
Avant toute chose, vous devez vous assurez que votre salarié dispose d’une carte d’identité française ou européenne. S’il n’est pas issu d’un pays européen, vous devez vous assurez qu’il possède un titre de séjour ou une autorisation de travail en règle et valide. Attention, l’embauche d’un ressortissant étranger en situation irrégulière est
une infraction à la loi qui peut conduire à des sanctions pénales :
- Paiement, pour l’employeur, de la contribution spéciale à l'OFII (Office Français de l'Immigration et de l'Intégration 5 000 fois le minimum garanti, soit, 21 750 € par salarié en situation irrégulière
- Jusqu’à 5 ans d'emprisonnement
- Jusqu’à 5 000 € d'amende administrative
01 La déclaration préalable à l’embauche, aussi appelée DPAE
Avant que le salarié ne commence à travailler chez vous, il faut faire la DPAE. C’est une démarche administrative obligatoire, qui prend 5 minutes à faire ! Pour cela, rendez-vous ici : https://www.due.urssaf.fr/declarant/index.jsf
Et saisissez toutes les informations demandées, télécharger votre DPAE et remettez là à votre salarié, en n’oubliant pas d’en garder une copie pour vous, qui sera demandée en cas de contrôle Urssaf. Relisez-vous bien avant de valider la DPAE.
Est-ce obligatoire ? Obligatoire et gratuit, toute embauche (apprenti, contrat de professionnalisation, CDD, CDI, temps partiel, CDD d’usage) doit donner lieu à une DPAE, sous peine de requalification du contrat de travail en travail dissimulé. Les présidents de SAS sans contrat de travail et les stagiaires ne sont pas concernés.
Qu’est-ce que ça fait ? La DPAE a pour but d’informer l’Urssaf que vous avez embauché du personnel. Elle prévient les organismes de santé au travail et permet de déclencher les numéros de sécurité sociale des jeunes travailleurs ou des salariés sans numéro de sécurité sociale.
02 Le contrat de travail
Le salarié doit signer son contrat de travail maximum 48 heures après son embauche.
Le contrat doit être clair et transparent pour votre salarié. Attention aux clauses litigieuses ou floues ! N’oubliez pas qu’un contrat bien rédigé permet une optimisation et un encadrement idéal des relations de travail. Un contrat de travail conforme limite grandement les risques de contentieux.
Est-ce obligatoire ? Oui… Enfin presque ! Si le salarié travaille sans contrat de travail plus de 48 heures, celui-ci est automatiquement considéré en CDI sans période d’essai. Toute rupture du contrat sera donc difficile à mettre en place. Les conventions collectives peuvent prévoir la nécessité d’un écrit qui encadre la relation de travail, avec certaines mentions obligatoires. Aujourd’hui, tous les experts conseillent aux employeurs la rédaction d’un contrat de travail, ce qui sécurise les relations de travail. A noter que le droit européen, qui est au-dessus du droit français, impose la remise d’un écrit à tout salarié dans les 2 mois suivants le premier jour d’embauche.
03 La visite médicale
Nouvellement appelée « visite d’information et de prévention ». Vous devez vous rapprocher d’un organisme de santé au travail et y adhérer obligatoirement. Les salariés doivent passer leur visite médicale avant leur 3 mois d’ancienneté. Le salarié ou l’apprenti mineur doit passer sa visite médicale avant son premier jour de travail. Ensuite, la visite médicale est à réaliser tous les 5 ans, sauf cas particulier (retour d’absence longue durée, travailleurs de
nuit, travailleurs en situation de handicap, …)
Est-ce obligatoire ? Oui, d’adhésion est obligatoire et payante.
04 La mutuelle
Depuis 2016, l’ouverture d’un contrat de mutuelle collective est obligatoire. La mutuelle, également appelée complémentaire santé, permet de prendre en charge tout ou partie des frais de santé restant à la charge de l’assuré après les remboursements de la sécurité sociale. Les mutuelles couvrent divers frais de santé tels que les consultations médicales, les soins dentaires, et l’appareillage médical.
Vous devez vous rapprocher d’un organisme de mutuelle ou faire appel à un courtier. En principe, vous prendrez en charge 50% de cette mutuelle sur les bulletins de paie. Vous pouvez proposer plusieurs options à vos salariés :
- Mutuelle basique un assuré et ses enfants
- Mutuelle pour couple
- Mutuelle famille
Vous pouvez également laisser à vos salariés la possibilité de choisir leur niveau de prestation, avec un système d’options à la carte, qu’ils paieront de leur côté.
N’hésitez pas à faire jouer la concurrence ou faire appel à un courtier pour trouver la complémentaire la plus adaptée à vos salariés et votre budget.
Est-ce obligatoire ? Oui, l’adhésion est obligatoire. De plus, vous devez être en mesure de prouver que vous avez proposé la mutuelle à vos salariés.
05 La prévoyance
La prévoyance pour les salariés, également appelée « prévoyance collective », est un dispositif d’assurance mis en place par l’employeur pour protéger les salariés contre les risques liés à la vie, tels que l’incapacité de travail, l’invalidité, et le décès. Les principaux objectifs de la prévoyance d’entreprise résident
dans le maintien de salaire en cas de longue maladie, la couverture des risques avec une sécurité financière pour les salariés et leur famille et la complémentarité des prestations de la sécurité sociale.
En résumé, la prévoyance collective représente un avantage social significatif pour les salariés, en offrant une protection supplémentaire contre les aléas de la vie.
Est-ce obligatoire ? Oui pour les salariés cadres ! (Avec une cotisation minimale de 1.5 % du salaire brut)
Et pour les non-cadres ? Cela dépend de votre convention collective. Aujourd’hui, la plupart des conventions collectives prévoient une prévoyance obligatoire pour les salariés non-cadre : c’est le cas par exemple du BTP, des restaurants, des bureaux d’études technique.
Les cabinets comptables et les experts préconisent en principe de souscrire à une prévoyance, même si celle-ci n’est pas obligatoire. Les tarifs ne sont pas très élevés : de quelques euros à quelques dizaines d’euros par salariés et par mois.
06 Le bulletin de paie
Le bulletin de paie, également appelé fiche de paie, est un document obligatoire remis par l’employeur au salarié au moment du versement de son salaire. Il détaille les informations relatives à la rémunération et aux diverses cotisations sociales et fiscales.
Il doit contenir certaines mentions obligatoires (nom, adresse, numéro SIRET, code APE de l’employeur, nom, emploi occupé, position dans la classification conventionnelle du salarié, …)
Est-ce obligatoire ? Oui. L’employeur est tenu par la loi de remettre un bulletin de paie à chaque salarié lors de chaque paiement de salaire. Cela permet de garantir la transparence et de fournir au salarié un récapitulatif détaillé de sa rémunération et des cotisations associées.
07 Le coffre-fort électronique
Le coffre-fort électronique pour les bulletins de paie est devenu le mode de distribution le plus approprié d’après la CNIL, surtout avec le renforcement des contrôles depuis le début de l’année. Ces plateformes permettent aux salariés de conserver leurs bulletins de paie de manière sécurisée tout au long de leur vie professionnelle.
Est-ce obligatoire ? Non, l’utilisation d’un coffre-fort électronique n’est pas obligatoire mais est fortement recommandée par la CNIL pour la gestion sécurisée des documents sensibles. Si vous ne mettez pas en place ce système immédiatement, il est crucial de traiter les bulletins de paie avec précaution. Voici quelques alternatives :
- Envoi par mail sécurisé : utiliser un mot de passe individualisé pour chaque salarié.
- Remise en main propre : imprimer les bulletins et les remettre aux salariés sous pli fermé.
08 Créer un compte net-entreprise
Depuis le 1er janvier 2022, les employeurs doivent avoir un compte net-entreprise. Le compte net entreprise permet notamment de déclarer les accidents du travail lorsque cela se produit, mais aussi de récupérer son taux d’accident du travail (à faire apparaitre sur les bulletins de paie), récupérer ses fiches de paramétrage (mutuelle, prévoyance) et de réaliser les attestations France Travail lors des fins de contrats des salariés.
09 Les affichages obligatoires
En tant qu’employeur, vous devez afficher certains documents sur le lieu de travail, notamment les coordonnées de l’inspection du travail, les règles d’hygiène et de sécurité, et les horaires de travail. Ces affichages sont obligatoires pour assurer l’information des salariés et le respect des normes légales.
10 Le DUERP (Document Unique d'Évaluation des Risques Professionnels)
Vous devez rédiger et mettre à jour régulièrement le DUERP. Ce document recense les risques professionnels dans votre entreprise et propose des mesures de prévention pour assurer la sécurité et la santé de vos salariés.
11 Le registre du personnel
Dès l’embauche de votre premier salarié, vous devez ouvrir un registre du personnel. Ce document recense les informations de tous les employés de l’entreprise et doit être tenu à jour régulièrement. Les stagiaires doivent aussi y figurer, et il sera demandé en cas de contrôle Urssaf.
Je vous rappelle afin que nous puissions définir ensemble vos besoins :
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